Comment l'Université Carleton a réussi sa migration de Poll Everywhere vers Wooclap

Une transition accompagnée de Poll Everywhere vers Wooclap

Lorsque l'Université Carleton a lancé son pilote Wooclap à l'hiver 2024, une priorité s'est immédiatement imposée : assurer une migration accompagnée du contenu depuis Poll Everywhere, afin que les enseignants puissent poursuivre leurs stratégies de pédagogie active sans interruption.

L'équipe de technologies éducatives de Carleton et les ingénieurs support de Wooclap ont développé ensemble une approche collaborative et orientée solutions, qui a permis à des centaines d'enseignants d'effectuer une transition en douceur et de prendre Wooclap en main avec confiance.

Cet article présente les 4 étapes clés de ce processus de migration, en mettant en lumière les solutions techniques, la stratégie de communication et l'approche collaborative qui en ont fait un succès.

Étape 1 : Identifier les points de friction

Lorsque Lindsay Richardson, Superviseure des technologies éducatives à Carleton, a pris contact pour discuter des besoins de migration, les défis étaient clairs :

• Export CSV brut : aucune structure de dossiers ou d'événements, tout arrivait en un seul fichier.
• Types de questions incompatibles : les sondages et les questions à choix multiples n'étaient pas clairement différenciés.
• Images manquantes : l'export de Poll Everywhere n'incluait pas les visuels, rendant impossible la récupération des questions illustrées.
• Formatage LaTeX : la syntaxe de Poll Everywhere devait être adaptée aux standards de Wooclap.

Certaines limitations étaient inhérentes aux options d'export de Poll Everywhere. Cela dit, nous avons travaillé en étroite collaboration avec Carleton pour trouver les meilleures solutions possibles. Par exemple, si l'export d'images venait à être disponible à l'avenir, nous sommes tout à fait ouverts à faire évoluer notre processus d'import pour inclure les contenus visuels.

Nous espérions que tout migrerait automatiquement dans les comptes des enseignants, avec les structures de dossiers intactes. Ce n'était pas possible, mais ensemble nous avons trouvé une solution de contournement qui a bien fonctionné.

Lindsay Richardson, Responsable des technologies éducatives, Université Carleton

Étape 2 : Construire un flux de migration sur mesure

Wooclap a proposé et mis en œuvre un processus de migration par script, adapté aux besoins de Carleton :

• Reformatage automatique du LaTeX
• Exports organisés par adresse e-mail des utilisateurs
• Modèles Excel compatibles avec le système d'import de Wooclap

Pour simplifier le processus, Wooclap a créé un compte maître. L'ensemble du contenu des enseignants y a été importé, puis partagé à chaque enseignant via un accès collaborateur. Cela a supprimé la nécessité d'une configuration individuelle et a permis aux enseignants d'accéder directement à leur contenu dans Wooclap.

Étape 3 : Transparence sur les limites

Certains compromis étaient inévitables, mais la transparence a permis de gérer les attentes :

• Les bonnes réponses manquaient dans certains cas. Wooclap a opté par défaut pour la première réponse comme correcte, ce qui correspondait aux habitudes de la plupart des enseignants.
• Concernant les images absentes de l'export, Wooclap a été transparent dès le départ et reste ouvert à développer un processus d'import si les formats futurs le permettent.

Les enseignants ont été informés en amont par les équipes d'accompagnement pédagogique de Carleton, qui ont fourni une documentation claire et des conseils pour faciliter la transition. Ce processus a toutefois nécessité des ressources supplémentaires du côté de Carleton. Certains enseignants ont bénéficié de consultations individuelles ou ont fait appel à des étudiants partenaires pour les accompagner. D'autres ont saisi l'occasion pour repenser leurs activités afin de mieux tirer parti de l'interface et des fonctionnalités de Wooclap, plutôt que de chercher une conversion à l'identique.

Nos enseignants ont apprécié de savoir exactement à quoi s'attendre. Parce que nous pouvions les préparer, ils étaient très réceptifs et enthousiastes à l'idée d'explorer Wooclap.

Lindsay Richardson, Responsable des technologies éducatives, Université Carleton

Étape 4 : Communiquer avec les enseignants

Carleton ne s'est pas contentée de la solution technique — elle a veillé à ce que la migration soit bien communiquée :

• Un article dans la newsletter mensuelle des services d'enseignement et d'apprentissage de Carleton
• Un contact personnalisé auprès des 100 plus gros utilisateurs de Poll Everywhere
• Un accompagnement individuel pour ceux qui en avaient besoin

Une vingtaine à une trentaine d'enseignants se sont directement impliqués dans le processus de migration. Une fois l'import terminé par Wooclap, ils ont été notifiés et ont obtenu accès à leurs dossiers d'événements sur la nouvelle plateforme.

C'était contrasté. Pour ceux qui avaient peu de contenu, ça s'est passé sans accroc. Pour les utilisateurs plus intensifs, il a fallu reconstruire certaines choses mais ils avaient au moins une bonne base de départ.

Lindsay Richardson, Responsable des technologies éducatives, Université Carleton

Ce qui a vraiment fait la différence

Au-delà des aspects techniques, Carleton a particulièrement apprécié la dimension humaine de la collaboration.

Les retours des enseignants après le déploiement ont été positifs. Beaucoup ont trouvé Wooclap plus intuitif, et la possibilité de réutiliser les questions importées a facilité la transition.

Le résultat : un déploiement réussi à l'échelle du campus

Aujourd'hui, Wooclap est pleinement déployé à l'Université Carleton. Des centaines d'enseignants l'utilisent pour proposer des expériences d'apprentissage plus interactives, en s'appuyant sur leur contenu existant comme point de départ.

Perspectives

L'expérience de Carleton démontre que même les migrations complexes peuvent se dérouler sans heurts, avec le bon accompagnement et le bon état d'esprit.

Pour les établissements qui envisagent de passer de Poll Everywhere à Wooclap, ce cas est un exemple concret : communication transparente, adaptabilité technique et collaboration étroite mènent au succès.