Come l'Università Carleton ha migrato con successo da Poll Everywhere a Wooclap

Una transizione supportata da Poll Everywhere a Wooclap

Quando l'Università Carleton ha avviato il suo progetto pilota con Wooclap nell'inverno del 2024, una priorità è emersa subito con chiarezza: garantire una migrazione assistita dei contenuti da Poll Everywhere, in modo che gli insegnanti potessero continuare a utilizzare le proprie strategie di apprendimento attivo senza interruzioni.

Il team di tecnologie educative di Carleton e gli ingegneri del supporto di Wooclap hanno sviluppato insieme un approccio collaborativo e orientato alle soluzioni, che ha permesso a centinaia di docenti di effettuare una transizione fluida e di iniziare a usare Wooclap con sicurezza.

Questo articolo ripercorre le 4 fasi chiave del processo di migrazione, evidenziando le soluzioni tecniche, la strategia di comunicazione e l'approccio collaborativo che ne hanno decretato il successo.

Fase 1: Identificare i punti critici

Quando Lindsay Richardson, Supervisore delle tecnologie educative di Carleton, ha preso contatto per discutere le esigenze di migrazione, le sfide erano chiare:

• Export CSV grezzo: nessuna struttura di cartelle o eventi — tutto arrivava come un unico file.
• Incompatibilità tra tipi di domande: i sondaggi e le domande a scelta multipla non erano chiaramente distinti.
• Immagini mancanti: l'export di Poll Everywhere non includeva i contenuti visivi, rendendo impossibile il recupero delle domande con immagini.
• Formattazione LaTeX: la sintassi di Poll Everywhere doveva essere adattata agli standard di Wooclap.

Alcune limitazioni erano legate alle opzioni di export disponibili in Poll Everywhere. Ciononostante, abbiamo lavorato in stretta collaborazione con Carleton per trovare le migliori soluzioni possibili. Ad esempio, se in futuro dovesse essere disponibile l'export delle immagini, siamo pienamente disponibili a migliorare il nostro processo di import per includerle.

Speravamo che tutto migrasse automaticamente negli account dei docenti, con le strutture delle cartelle intatte. Non era possibile, ma insieme abbiamo trovato una soluzione alternativa che ha funzionato bene.

Lindsay Richardson, Responsabile delle tecnologie educative, Università Carleton

Fase 2: Costruire un flusso di migrazione su misura

Wooclap ha proposto e implementato un processo di migrazione basato su script, personalizzato in base alle esigenze di Carleton:

• Riformattazione automatica del LaTeX
• Export organizzati per indirizzo e-mail degli utenti
• Modelli Excel compatibili con il sistema di import di Wooclap

Per semplificare il processo, Wooclap ha creato un account master. Tutti i contenuti dei docenti sono stati importati lì e poi condivisi con ciascun insegnante tramite accesso come collaboratore. Questo ha eliminato la necessità di configurazioni individuali e ha permesso ai docenti di accedere direttamente ai propri contenuti all'interno di Wooclap.

Fase 3: Trasparenza sui limiti

Alcuni compromessi erano inevitabili, ma la chiarezza fin dall'inizio ha aiutato a gestire le aspettative:

• In alcuni casi mancavano le risposte corrette. Wooclap ha optato per default per la prima risposta come corretta, il che corrispondeva alle abitudini della maggior parte dei docenti.
• Per quanto riguarda le immagini assenti dall'export, Wooclap è stato trasparente fin dall'inizio e rimane disponibile a sviluppare un processo di import qualora i formati futuri lo consentano.

I docenti sono stati informati in anticipo dai team di supporto alla didattica di Carleton, che hanno fornito documentazione chiara e indicazioni per facilitare la transizione. Questo processo ha tuttavia richiesto risorse aggiuntive da parte di Carleton. Alcuni docenti hanno beneficiato di consulenze individuali o hanno scelto di coinvolgere studenti collaboratori per ricevere supporto. Altri hanno colto l'occasione per riprogettare le proprie attività, adattandole meglio all'interfaccia e alle funzionalità di Wooclap, piuttosto che puntare a una conversione uno a uno.

I nostri docenti hanno apprezzato sapere esattamente cosa aspettarsi. Proprio perché potevamo prepararli, erano molto ricettivi ed entusiasti di esplorare Wooclap.

Lindsay Richardson, Responsabile delle tecnologie educative, Università Carleton

Fase 4: Comunicare con i docenti

Carleton non si è affidata solo alla soluzione tecnica: ha fatto in modo che la migrazione fosse comunicata in modo efficace:

• Un articolo nella newsletter mensuale dei servizi di insegnamento e apprendimento di Carleton
• Contatto personalizzato con i 100 utenti più attivi di Poll Everywhere
• Supporto individuale per chi ne aveva bisogno

Circa 20-30 docenti si sono coinvolti direttamente nel processo di migrazione. Una volta completato l'import da parte di Wooclap, i docenti sono stati avvisati e hanno ricevuto accesso alle proprie cartelle eventi nella nuova piattaforma.

È stato un quadro variegato. Per chi aveva poco contenuto, è andato tutto liscio. Per gli utenti più intensivi, c'è stata qualche ricostruzione — ma avevano almeno un buon punto di partenza.

Lindsay Richardson, Responsabile delle tecnologie educative, Università Carleton

Cosa ha davvero fatto la differenza

Al di là degli aspetti tecnici, Carleton ha apprezzato in particolare la dimensione umana della collaborazione.

I feedback dei docenti dopo il lancio sono stati positivi. Molti hanno trovato Wooclap più intuitivo, e la possibilità di riutilizzare le domande importate ha facilitato la transizione.

Il risultato: un lancio di successo su scala campus

Oggi Wooclap è pienamente operativo all'Università Carleton. Centinaia di docenti lo utilizzano per offrire esperienze di apprendimento più interattive, partendo dai propri contenuti esistenti come base.

Prospettive

L'esperienza di Carleton dimostra che anche le migrazioni più complesse possono essere gestite senza intoppi, con il giusto supporto e la giusta mentalità.

Per le istituzioni che stanno valutando il passaggio da Poll Everywhere a Wooclap, questo caso è un esempio concreto: comunicazione trasparente, adattabilità tecnica e collaborazione stretta portano al successo.