Comment construire un programme de formation efficace ? La réponse d'une experte

Plutôt que de lister des étapes génériques, nous avons décidé de prendre le problème à la racine en nous adressant à une experte. Pour comprendre comment bâtir un programme qui génère un impact tangible, nous avons interrogé Anne-Eva Lebourdais, fondatrice de l'agence de learning design Apprenance Digital et spécialiste reconnue en ingénierie pédagogique. Cet article, rédigé par Charlotte Faure de Wooclap, vous dévoile sa méthodologie pour transformer une simple idée de formation en un levier de compétence réel pour votre organisation.

Qu'est-ce qu'un programme de formation ? Dépasser la simple définition

Avant de plonger dans le "comment", il est crucial de s'aligner sur le "quoi". Un programme de formation professionnelle n'est pas une simple succession de contenus. C'est un parcours structuré et intentionnel, conçu pour combler un écart de compétences identifié. Il part d'un besoin mesurable (point A) pour amener un groupe d'apprenants vers un objectif de performance défini (point B). La qualité de sa construction détermine son succès.

L'étape fondatrice : l'analyse détaillée des besoins

Pour Anne-Eva Lebourdais, tout commence par une phase d'investigation.

Lancer un programme sans cette étape, c'est comme construire une maison sans fondations.

Rencontrer les parties prenantes sur le terrain

Pour comprendre en profondeur les besoins et les enjeux, il est impératif de s'immerger dans la réalité du terrain et d'aller à la rencontre des différents interlocuteurs :

• Les managers : Pour comprendre les objectifs stratégiques et les attentes en matière de performance d'équipe.
• Les collaborateurs expérimentés : Pour identifier les meilleures pratiques, les savoir-faire clés et les subtilités du poste.
• Les collaborateurs concernés : Pour repérer les points de friction dans leur travail et les questions récurrentes qu'ils se posent.

Cette collecte de données brutes est la matière première de votre programme.

Créer le persona de l'apprenant 

Une fois l'écart de compétences identifié, la tentation est grande de se focaliser sur le contenu à produire. Pour Anne-Eva, c'est justement là que se situe le risque. "Pour garantir l'impact d'une formation, il faut basculer d'une logique de contenu à une logique d'expérience d'apprentissage. Et pour cela, il faut savoir pour qui on la conçoit."

L'étape suivante consiste donc à incarner l'apprenant via un persona.

Loin d'être un gadget, le portrait-robot du participant permet de synthétiser des informations essentielles : son environnement de travail et ses contraintes, son niveau d'aisance numérique, ses motivations et ses appréhensions, etc. 

"Ce persona devient alors notre boussole," précise Anne-Eva. "À chaque étape de la conception — choix d'un format, d'une activité, d'un ton — nous nous y référons pour nous assurer que nos décisions sont pertinentes non seulement sur le fond, mais aussi sur la forme et l'expérience proposée." 

C'est une étape fondamentale, notamment lors de l'intégration de nouveaux collaborateurs, où le programme de formation s'inscrit dans un processus plus large d'onboarding et de formation.

Construire le squelette de la formation : la puissance de la rétroconception

Maintenant que nous savons précisément pour qui nous construisons cette formation grâce au persona, il faut définir la structure pédagogique du parcours. Pour cela, Anne-Eva Lebourdais préconise une méthode puissante : la rétroconception (ou backward design).

C'est une inversion totale de la logique habituelle qui consiste à lister des savoirs à transmettre.

La méthode se décompose ainsi :

1. Identifier la compétence finale : Décrivez la situation de travail concrète où la nouvelle compétence sera appliquée.
2. Décomposer les compétences : Extrayez les connaissances, savoir-faire et savoir-être nécessaires pour maîtriser cette situation.
3. Définir les objectifs pédagogiques : Utilisez la phrase magique : "À l'issue de la formation, l'apprenant sera capable de...". Cette formulation, inspirée de la taxonomie de Bloom, oblige à se concentrer sur l'action et le résultat observable.
4. Concevoir l'évaluation : Comment allez-vous vérifier que la compétence est acquise ? L'évaluation n'est pas une réflexion après coup, elle découle de l’identification des  objectifs.
5. Choisir les activités et les contenus : C'est seulement à cette dernière étape que vous sélectionnez les exercices, les modules et les informations qui permettront d'atteindre les objectifs.

Cette approche garantit un alignement pédagogique parfait entre les objectifs, les activités et l'évaluation. Cela évite  le superflu et optimise  la pertinence du contenu. En se concentrant sur des compétences applicables, il devient aussi plus simple de mesurer les résultats et de calculer le retour sur investissement (ROI) de la formation.

Bonnes pratiques et erreurs à éviter

Construire un programme de formation efficace est un exercice de rigueur. Voici quelques conseils d'experte pour ne pas tomber dans les pièges courants.

La co-construction est un point clé

Anne-Eva Lebourdais le martèle : "On ne peut pas construire une formation efficace seul dans son coin." Le projet doit être co-construit avec toutes les parties prenantes : les experts métier, les managers et, surtout, les formateurs. Leur connaissance de l'accompagnement d'adultes est inestimable pour garantir que le programme sera bien reçu et animé.

La formation n'est pas toujours la bonne réponse

Parfois, une analyse fine révèle que l'origine du problème de performance n'est pas un manque de compétences, mais un souci d'organisation, de processus ou de matériel. "Une analyse fine peut révéler que le problème est en fait organisationnel," prévient l'experte. Dans ce cas, imposer une formation serait une perte de temps et de ressources.

Penser aux outils dès la conception

Le choix des outils ne doit pas arriver à la fin. Il doit être intégré à la réflexion sur les activités pédagogiques. Avez-vous besoin de modules e-learning, de classes virtuelles, de quiz interactifs ou de simulations ? Sélectionner le bon outil de formation est déterminant pour l'engagement des apprenants. De plus, les nouvelles technologies, et notamment l'intelligence artificielle en formation, peuvent devenir de puissants alliés pour vous assister dans la création de contenu pertinent.

Mesurer l'impact : l'évaluation et l'ajustement continus

Un programme de formation ne s'arrête pas à la fin de la dernière session. Son efficacité se mesure dans la durée. Il est essentiel de mettre en place une boucle de rétroaction pour évaluer les résultats et ajuster le tir pour les futures itérations.

Le recueil des retours à chaud et à froid est une mine d'or. Un sondage post-formation bien structuré vous donnera des indications précieuses sur la pertinence du contenu, la qualité de l'animation et l'atteinte des objectifs perçus par les participants.

FAQ : Programme de formation

Qu'est-ce qu'un programme de formation, en résumé ?

Un programme de formation est un parcours d'apprentissage structuré conçu pour développer des compétences spécifiques en réponse à un besoin identifié. Il ne s'agit pas juste de transmettre de l'information, mais de permettre aux participants d'être capables de réaliser de nouvelles tâches concrètes à l'issue du parcours.

Comment créer un programme de formation ?

Exemple pour un sujet donné. Pour créer un exemple, suivez la méthode de rétroconception. Partez d'un cas pratique ("un commercial doit être capable de réaliser  une démonstration produit convaincante"). Définissez les compétences requises (connaissance produit, gestion des objections, techniques de présentation). Concevez ensuite l'évaluation finale, par exemple une simulation de démo filmée. Enfin, créez les activités qui préparent à cette évaluation (quiz sur les specs, jeu de rôle sur les objections).

Comment rendre un programme de formation plus engageant ?

La première étape est de capter l'intérêt des apprenants, puis de transformer cette attention en participation active. Pour y parvenir, variez les formats (vidéos, ateliers, e-learning), utilisez des études de cas réels et intégrez des outils qui favorisent la participation. Une formation interactive où les apprenants sont acteurs plutôt que spectateurs aura toujours plus d'impact.

Quel est le rôle du manager dans le programme de formation ?

Le manager est un acteur clé. Avant la formation, il doit clarifier les objectifs avec son collaborateur. Pendant, il doit lui donner le temps et l'espace nécessaires. Après, il est nécessaire qu'il l'aide à mettre en pratique les compétences acquises et qu'il reconnaisse les progrès. Sans son soutien, le transfert des acquis est souvent compromis.