Cómo la Universidad Carleton migró con éxito de Poll Everywhere a Wooclap

Una transición acompañada de Poll Everywhere a Wooclap

Cuando la Universidad Carleton puso en marcha su proyecto piloto de Wooclap en el invierno de 2024, una prioridad emergió de inmediato: garantizar una migración asistida del contenido desde Poll Everywhere, para que los docentes pudieran continuar con sus estrategias de aprendizaje activo sin interrupciones.

El equipo de tecnología educativa de Carleton y los ingenieros de soporte de Wooclap desarrollaron conjuntamente un enfoque colaborativo y orientado a las soluciones, que permitió a cientos de docentes realizar una transición fluida y empezar a usar Wooclap con confianza.

Este artículo recorre las 4 etapas clave del proceso de migración, destacando las soluciones técnicas, la estrategia de comunicación y el enfoque colaborativo que lo convirtieron en un éxito.

Etapa 1: Identificar los puntos de fricción

Cuando Lindsay Richardson, Supervisora de Tecnología Educativa en Carleton, contactó para hablar sobre las necesidades de migración, los desafíos eran evidentes:

• Exportación CSV plana: sin estructura de carpetas ni eventos — todo llegaba como un único archivo.
• Incompatibilidad entre tipos de preguntas: los sondeos y las preguntas de opción múltiple no estaban claramente diferenciados.
• Imágenes ausentes: la exportación de Poll Everywhere no incluía contenido visual, lo que hacía imposible recuperar las preguntas con imágenes.
• Formato LaTeX: la sintaxis de Poll Everywhere debía adaptarse a los estándares de Wooclap.

Algunas limitaciones estaban relacionadas con las opciones de exportación disponibles en Poll Everywhere. Aun así, trabajamos estrechamente con Carleton para encontrar las mejores soluciones posibles. Por ejemplo, si en el futuro se habilita la exportación de imágenes, estamos completamente abiertos a mejorar nuestro proceso de importación para incluir contenido visual.

Esperábamos que todo migrara automáticamente a las cuentas de los docentes, con las estructuras de carpetas intactas. No fue posible, pero juntos encontramos una solución alternativa que funcionó bien.

Lindsay Richardson, Responsable de Tecnología Educativa, Universidad Carleton

Etapa 2: Construir un flujo de migración a medida

Wooclap propuso e implementó un proceso de migración basado en scripts, adaptado a las necesidades de Carleton:

• Reformateado automático del LaTeX
• Exportaciones organizadas por dirección de correo electrónico de cada usuario
• Plantillas de Excel compatibles con el sistema de importación de Wooclap

Para simplificar el proceso, Wooclap creó una cuenta maestra. Todo el contenido de los docentes fue importado allí y luego compartido con cada profesor mediante acceso como colaborador. Esto eliminó la necesidad de configuraciones individuales y permitió a los docentes acceder directamente a su contenido dentro de Wooclap.

Etapa 3: Transparencia sobre las limitaciones

Algunos compromisos eran inevitables, pero ser transparentes desde el principio ayudó a gestionar las expectativas:

• En algunos casos faltaban las respuestas correctas. Wooclap optó por marcar por defecto la primera respuesta como correcta, lo que coincidía con los hábitos de la mayoría de los docentes.
• En cuanto a las imágenes ausentes de la exportación, Wooclap fue transparente desde el inicio y sigue abierto a desarrollar un proceso de importación si los formatos futuros lo permiten.

Los docentes fueron informados de antemano por los equipos de apoyo a la docencia de Carleton, que proporcionaron documentación clara e indicaciones para facilitar la transición. Sin embargo, este proceso requirió recursos adicionales por parte de Carleton. Algunos docentes recibieron consultas individuales o contrataron estudiantes colaboradores para recibir apoyo. Otros aprovecharon la ocasión para rediseñar sus actividades y adaptarlas mejor a la interfaz y las funcionalidades de Wooclap, en lugar de buscar una conversión exacta uno a uno.

Nuestros docentes agradecieron saber exactamente qué esperar. Precisamente porque pudimos prepararlos, estaban muy receptivos y emocionados por explorar Wooclap.

Lindsay Richardson, Responsable de Tecnología Educativa, Universidad Carleton

Etapa 4: Comunicar con los docentes

Carleton no se limitó a la solución técnica: se aseguró de que la migración estuviera bien comunicada:

• Un artículo en el boletín mensual de los Servicios de Enseñanza y Aprendizaje de Carleton
• Contacto personalizado con los 100 usuarios más activos de Poll Everywhere
• Apoyo individualizado para quienes lo necesitaron

Alrededor de 20 a 30 docentes se implicaron directamente en el proceso de migración. Una vez que Wooclap completó la importación, los docentes fueron notificados y recibieron acceso a sus carpetas de eventos en la nueva plataforma.

Fue dispar. Para quienes tenían poco contenido, todo fue sin problemas. Para los usuarios más intensivos, hubo algo de reconstrucción, pero al menos tenían un buen punto de partida.

Lindsay Richardson, Responsable de Tecnología Educativa, Universidad Carleton

Lo que marcó la diferencia

Más allá de los aspectos técnicos, Carleton valoró especialmente la dimensión humana de la colaboración.

Los comentarios de los docentes tras el lanzamiento fueron positivos. Muchos encontraron Wooclap más intuitivo, y la posibilidad de reutilizar las preguntas importadas facilitó la transición.

El resultado: un despliegue exitoso en todo el campus

Hoy, Wooclap está completamente implantado en la Universidad Carleton. Cientos de docentes lo utilizan para ofrecer experiencias de aprendizaje más interactivas, con sus contenidos existentes como punto de partida.

De cara al futuro

La experiencia de Carleton demuestra que incluso las migraciones más complejas pueden realizarse sin contratiempos, con el apoyo adecuado y la mentalidad correcta.

Para las instituciones que estén considerando pasarse de Poll Everywhere a Wooclap, este caso es un ejemplo claro: comunicación transparente, adaptabilidad técnica y colaboración estrecha conducen al éxito.