Audit Qualiopi : ce qu’il faut savoir ?

Contrôle, réglementation, contrainte, rigueur… L'évocation de l'audit Qualiopi suscite de nombreuses réactions. Souvent perçu comme une simple obligation, il représente pourtant une opportunité unique de valider et d'améliorer vos processus qualité.

Mais comment se préparer efficacement ? Qu'est-ce qu'un auditeur recherche vraiment ? En utilisant des témoignages exclusifs de notre webinaire, nous vous montrons les coulisses de l'audit. Cela peut transformer cette échéance en un vrai levier de performance.

L'audit Qualiopi : plus qu'un contrôle, une question de preuve

Lorsque l'on demande aux formateurs ce que leur évoque Qualiopi, les mots sont clairs : "qualité, contrôle, règles, audit, amélioration". Au cœur de cette évaluation se trouve un principe fondamental, martelé par les experts : la preuve.

Sébastien Caillé, expert en la matière, le résume ainsi : "un élément hyper important qui est la preuve, parce que la certification Qualiopi tourne énormément au niveau de la preuve, au niveau de l'échantillon. Il va falloir donner les preuves de tous les critères, de tous les indicateurs". Oubliez le déclaratif ; chaque affirmation doit être étayée. La clé du succès réside dans la mise en place d'un "système de traçabilité qui soit le plus exhaustif possible, mais qui soit le plus facile et le plus simple à mettre en œuvre".

Cas pratique : comment la Cité des Formations prépare son audit de surveillance

Rien ne vaut un exemple concret pour comprendre les enjeux. La Cité des Formations, certifiée en octobre 2021, s'est penchée sur la préparation de son audit intermédiaire avec une question centrale : comment optimiser la collecte de preuves sans alourdir les processus ?.

La solution : générer des preuves automatiquement

L'enjeu est de trouver des outils qui s'intègrent naturellement à vos pratiques pédagogiques tout en générant les traces nécessaires pour l'audit. C'est là qu'un outil interactif devient un allié stratégique. Sébastien Caillé partage son expérience : "Wooclap est un outil qui permet de recueillir tout un tas d'informations [...] et qui a une fonctionnalité qui est vraiment magique à ce niveau-là, c'est le fait de pouvoir conserver les logs, les résultats de toutes les sessions. [...] ces logs sous forme de fichiers Excel constituent autant d'éléments de preuve de l'activité et sont générés automatiquement.". Chaque quiz, chaque sondage, chaque questionnaire devient ainsi une preuve tangible et datée de votre activité.

Des exemples concrets de preuves à fournir, critère par critère

Transformer la théorie en pratique est essentiel. Voici comment, selon les retours de formateurs, des interactions simples peuvent fournir des preuves solides pour les critères clés de l'audit.

Pour le critère 3 : accueil, suivi et évaluation du public

Julien Boireau, formateur, décrit un "avant/après" parlant. Avant, le tour de table de suivi donnait souvent lieu à un laconique : "tout se passe bien, il n'y a rien à dire". La peur de prendre la parole en groupe masquait les difficultés réelles.

La solution ? "Grâce à Wooclap, le fait d'avoir une réponse anonyme [...] permet de se séparer de cette timidité [...] et ça amorce le dialogue.".

Le processus ne s'arrête pas à la collecte. Il explique : "je vais pouvoir exporter les résultats [...] pour ensuite voir qui a répondu quoi [...] et ensuite cibler ceux qui ont des besoins particuliers [...] pour le prendre en entretien individuel plus tard dans la semaine".

Cette démarche documentée (export des réponses + compte-rendu d'entretien) constitue une preuve parfaite de suivi individualisé. Pour découvrir d'autres exemples, consultez notre article Wooclap, votre allié pour répondre aux critères Qualiopi.

Pour le critère 4 : adéquation des moyens pédagogiques

Démontrer que vous mobilisez des moyens adaptés est crucial. Sébastien Caillé explique que : "Tous les formateurs peuvent utiliser Wooclap. Ils peuvent y ajouter des évaluations. Ces évaluations, qu'elles soient diagnostiques ou formatives, rythment l'apprentissage. C'est un bon moyen de suivre la qualité par rapport à Qualiopi."

La variété des questions (QCM, nuages de mots, sondages, etc.) et leur utilisation à différents moments de la formation sont des preuves de l'adéquation de vos méthodes.

Pour le critère 7 : recueil des appréciations et amélioration continue

Les questionnaires de satisfaction de fin de formation sont un classique. Mais comment les rendre plus engageants et faciles à analyser ? L'interface d'un outil numérique "permet de réaliser absolument tout ça [...], d'intégrer ça dans un formulaire d'appréciation qui soit un petit peu plus fun et un petit peu moins austère et rigide qu'un simple quiz.". La possibilité de créer des questionnaires à froid et de compiler les résultats automatiquement vous fait gagner un temps précieux tout en créant une base de données solide pour votre démarche d'amélioration. Pour aller plus loin, téléchargez notre guide complet sur Qualiopi ci-dessous.

Bonnes pratiques & limites

• Anticipez et structurez votre collecte : N'attendez pas la veille de l'audit pour chercher vos preuves. Mettez en place un système de classement numérique (par exemple, un dossier par critère) et alimentez-le au fur et à mesure.
• L'outil ne remplace pas le processus : Un outil comme Wooclap est un formidable générateur de preuves, mais il ne crée pas la démarche qualité. C'est bien votre analyse des données collectées et les actions correctives que vous engagez qui seront évaluées par l'auditeur.
• Impliquez vos équipes : La qualité est une culture d'entreprise. Assurez-vous que chaque formateur comprenne son rôle dans la démarche et la collecte de preuves.

FAQ - Audit Qualiopi

Quelle est la différence entre l'audit initial, l'audit de surveillance et l'audit de renouvellement ?

L'audit initial est celui qui vous permet d'obtenir la certification pour la première fois. L'audit de surveillance Qualiopi a lieu entre le 14ème et le 22ème mois suivant l'obtention pour vérifier le maintien de la conformité. Enfin, l'audit de renouvellement Qualiopi se déroule avant la fin de la période de validité de 3 ans pour renouveler la certification.

Quelle est la durée d'un audit Qualiopi ?

La durée de l'audit Qualiopi varie en fonction de plusieurs facteurs : le chiffre d'affaires de l'organisme, le nombre de sites à auditer et les types d'actions de formation concernées (formation continue, apprentissage, etc.). L'organisme certificateur vous fournira une estimation précise lors de la contractualisation.

L'audit se déroule-t-il obligatoirement sur site ?

Les modalités ont évolué. L'audit initial et l'audit de renouvellement se déroulent majoritairement sur site, mais l'audit de surveillance peut très souvent être réalisé à distance. Les conditions précises sont définies par l'arrêté ministériel en vigueur.

Que se passe-t-il si une non-conformité est détectée ?

L'auditeur peut relever des non-conformités mineures ou majeures. Dans les deux cas, vous n'êtes pas "recalé" immédiatement. Vous disposez d'un délai défini (généralement 3 mois pour une non-conformité majeure) pour proposer et mettre en œuvre un plan d'actions correctives, qui sera ensuite soumis à la validation de l'organisme certificateur pour lever la non-conformité.